Od nowego roku system e-Doręczeń stał się podstawowym sposobem doręczania pism przez większość podmiotów publicznych. Oznacza to koniec okresu przejściowego i istotne zmiany w komunikacji elektronicznej z administracją, w tym ograniczenie użyteczności popularnego ePUAP.
ePUAP przestaje być głównym kanałem
Do 31 grudnia 2025 roku prowadzenie korespondencji z urzędami przez platformę ePUAP było równoważne z e-Doręczeniami. Od 1 stycznia 2026 roku sytuacja się zmieniła.
– ePUAP pozostaje dostępny, ale w bardzo ograniczonym zakresie – tylko tam, gdzie przepisy to wyraźnie przewidują, np. przy składaniu skarg na decyzje administracyjne – wyjaśnia radca prawny Aleksy Zięba.
W praktyce oznacza to, że wysłanie pisma przez ePUAP w większości spraw nie będzie już skutecznym doręczeniem. Podobnie, organy publiczne nie mogą już w ten sposób skutecznie wysyłać pism do obywateli i firm. Wyjątkiem jest korespondencja między samymi jednostkami publicznymi – mogą one używać ePUAP do 30 września 2029 roku.
Obowiązek spoczywa na urzędach, dobrowolność dla obywateli
Od nowego roku większość podmiotów publicznych musi posiadać aktywny adres do e-Doręczeń (ADE) i używać go jako podstawowego kanału komunikacji. Brak takiego adresu niesie ryzyko nieważności doręczeń. Dla osób fizycznych korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne – mogą, ale nie muszą, zakładać swojej skrzynki.
Jak założyć adres e-Doręczeń?
Obywatele i firmy, którzy chcą korzystać z systemu, muszą założyć ADE. Można to zrobić bezpłatnie u publicznego operatora (Poczty Polskiej) lub u dostawcy komercyjnego za opłatą.
Proces zakłada:
- Uwierzytelnienie (np. przez Profil Zaufany, bankowość elektroniczną, mObywatel).
- Wypełnienie i elektroniczne podpisanie wniosku online.
- Aktywację skrzynki po zalogowaniu na stronie mObywatel.gov.pl.
Po aktywacji należy regularnie sprawdzać skrzynkę, ponieważ trafiać będą do niej oficjalne pisma.
Harmonogram wdrożenia systemu
System e-Doręczeń, wprowadzony w 2020 roku, wchodzi stopniowo:
- Od 1 stycznia 2025 – obowiązkowy dla większości instytucji publicznych, zawodów zaufania publicznego i nowo rejestrowanych firm w KRS.
- Od 1 kwietnia 2025 – obowiązkowy dla firm zarejestrowanych w KRS wcześniej.
- Od 1 lipca 2025 – obowiązkowy dla przedsiębiorców z CEIDG przy dokonywaniu zmian we wpisie.
- Od 1 października 2026 – stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do końca 2024 roku.
- Do października 2029 – czas na pełne wdrożenie systemu przez jednostki samorządu terytorialnego, sądy, prokuraturę i inne służby. Będzie to ostatni etap wdrażania.
Aby sprawdzić, czy dany urząd już korzysta z e-Doręczeń, można skorzystać z oficjalnego wyszukiwarki na stronie gov.pl.
